Gemeente Steenbergen | Home

Planning en control

We streven continu naar verbetering van de planning en control documenten om de kaderstellende en controlerende rol van de raad effectief te ondersteunen. Met het raadsakkoord "Van Ambitie naar Actie" als leidraad voor de ambities in de bestuursperiode 2023-2026, zijn de belangrijkste prioriteiten van het college vertaald naar een College Actie Plan (CAP).

In lijn met het raadsakkoord is in 2024 gestart met de actualisatie van de beleidsnota's Reserves en Voorzieningen en Weerstandsvermogen en risicobeheersing. Dit omvat een grondige evaluatie van de reserves en voorzieningen en het bepalen van het minimumniveau ter voorbereiding op de begroting van 2025. Tevens wordt er gewerkt aan het verbeteren van de transparantie van de infographics in de begroting en jaarrekening.

Ons streven is verdere modernisering van de planning en control cyclus en de gerelateerde documenten. We willen flexibeler kunnen anticiperen op veranderingen en de (financiële) besluitvormingsruimte van de raad helder in kaart brengen. Dit omvat onder andere het beheer van budgetten en kredieten, en het toevoegen van positieve saldi aan de algemene reserve. Recentelijk hebben we een nieuwe planning & control tool in gebruik genomen die in 2024 verder zal worden geïmplementeerd. Hiermee kunnen we niet alleen het proces van planning & control documenten verbeteren, maar ook een professionaliseringsslag maken in de (digitale) presentatie van deze documenten naar buiten toe.

Rechtmatigheid en audits

In september 2022 heeft de Eerste kamer ingestemd met de wet versterking decentrale overheden. In deze wet is ook de invoering van de rechtmatigheidsverantwoording geregeld. Vanaf boekjaar 2023 is niet langer de accountant verantwoordelijk voor de verantwoording over de rechtmatigheid, maar het college van burgemeester en wethouders.

In navolging van deze wet heeft het college van burgemeester en wethouders over het boekjaar 2023 voor de eerste keer invulling gegeven aan de rechtmatigheidsverantwoording.

Het boekjaar 2023 wordt gezien als jaar van de voorbereiding. Zo heeft de Raad op 26 oktober 2023 de nieuwe verordeningen die betrekking hebben op de rechtmatigheidsverantwoording vastgesteld. Op 2 april 2024 heeft de Raad het definitieve normenkader vastgesteld. Hiermee heeft de Raad de kaderstelling rondom de rechtmatigheidsverantwoording bepaald.

In navolging van het advies van de accountant is het team concerncontrol in 2023 uitgebreid met een vaste medewerker, die verantwoordelijk is voor de uitvoering van de Verbijzonderde Interne Controle (VIC). Dit vermindert de kwetsbaarheid en afhankelijkheid van externe adviseurs. Door de controlefunctie in huis te beleggen, wordt tevens beoogd een kwaliteits impuls te geven aan de beheersing van de interne processen en procedures.

De controles op rechtmatigheid zijn voor 2023 uitgevoerd op basis van een jaarplan. Daarin is opgenomen op welke processen de controles zijn gericht. Dit zijn de processen met de grootste financiële omvang. Het gaat hier om: Inkoop en aanbesteding, Jeugd, Wmo, Personeelskosten, Subsidieverstrekking, Verbonden Partijen, Grondtransacties, Bouwleges en Belastingen.

Hoewel het wetgevingstraject nog niet volledig is afgerond, hebben wij, in lijn van het advies van de commissie BBV en de accountant, wel invulling gegeven aan de rechtmatigheidsverantwoording. Daarmee beschouwen we 2023 als een oefenjaar.

De rechtmatigheidsverantwoording

De rechtmatigheidsverantwoording is opgenomen onder het hoofdstuk Jaarrekening.

Vanuit het wettelijk kader bestaat de rechtmatigheidsverantwoording uit drie criteria.

1. Begrotingscriterium
2. Voorwaardencriterium
3. Misbruik- en oneigenlijk gebruik

In de Financiële verordening 2023 gemeente Steenbergen is de verantwoordingsgrens vastgesteld op 1%. Een verantwoordingsgrens van 1% betekent dat fouten en onduidelijkheden die (in totaal) de grens van € 769.076 overtreffen, moeten worden opgenomen in de rechtmatigheidsverantwoording.

Begrotingscriterium

Volgens de wet- en regelgeving voor de rechtmatigheidsverantwoording dienen gemeenten afwijkingen ten opzichte van de begroting goed herkenbaar in de jaarrekening op te nemen en toe te lichten. In de financiële verordening gemeente Steenbergen staan de volgende bepalingen:

• De begrotingsrechtmatigheid wordt beoordeeld op het niveau waarop de raad de begroting heeft vastgesteld, in dit geval zijn dat de lasten en baten op programmaniveau.
• Bij investeringskredieten wordt de begrotingsrechtmatigheid beoordeeld op het niveau van het totaal gevoteerde investeringskrediet
• Iedere afwijking van de begroting is onrechtmatig, maar in de volgende gevallen zijn deze acceptabel:
  • De overschrijding wordt gecompenseerd door extra inkomsten
  • Er is sprake van een open eindregeling
  • De afwijking is al gemeld aan de raad, bijvoorbeeld bij de Tussenrapportage.

• Mochten er, na deze toetsing, nog onrechtmatigheden optreden, dan moet worden beoordeeld of de onrechtmatigheid (de overschrijding) past in het beleid van de gemeente.

De rechtmatigheidsverantwoording zoals opgenomen op pagina 213 en 214 is gebaseerd op onderstaand overzicht..

Voorwaardencriterium

Vastgesteld moet worden dat alle handelingen met betrekking tot financiële geldstomen verricht worden binnen de kaders van de van toepassing zijnde wet- en regelgeving.

In lijn met de Financiële verordening worden alle geconstateerde fouten en onduidelijkheden van € 50.000 of hoger, toegelicht in deze paragraaf Bedrijfsvoering.

Vanuit de interne controles over 2023 is een totaal bedrag aan financiële onrechtmatigheden geconstateerd van € 291.527. Hiervan zijn er twee dossiers die toegelicht dienen te worden.

Het eerste dossier betreft de aanbesteding voor de brandstoffen. De onrechtmatigheid is sinds 2022 bekend. De kosten van de brandstoffen zijn de afgelopen jaren fors gestegen. Hierdoor kwamen de werkelijke kosten over de grens van de Europese Aanbesteding. Een dergelijk traject heeft een doorlooptijd van meerdere maanden. Inmiddels heeft er een Europese Aanbesteding plaatsgevonden. Daarmee is de onrechtmatigheid hersteld.
De uitgaven in 2023 worden volledig meegenomen als financiële onrechtmatigheid, te weten € 109.848.

Het tweede dossier betreft de opdrachten aan een bedrijf in watersystemen en pompen. Dit dossier is ten tijde van de tussentijdse controle gesignaleerd als mogelijk financieel onrechtmatig, omdat de uitgaven in 2023 op dat moment al boven de Europese aanbestedingsgrens uitkwamen. Na onderzoek blijkt er sprake te zijn van éénzelfde soort opdrachten, waardoor inderdaad de Europese Aanbestedingswetgeving van toepassing is. Het aanbestedingstraject wordt in 2024 opgestart. De uitgaven in 2023 worden als financiële onrechtmatigheid opgenomen. Dit betreft € 144.369.

Een rode draad vanuit alle uitgevoerde interne controles is dat vastlegging van controlehandelingen en dossiervorming onvoldoende is. Het risico hierbij is dat er niet aantoonbaar gemaakt kan worden dat aan voorwaarden is voldaan. Deze bevinding is inmiddels met het managementteam besproken en verbeteracties zijn ingezet.

Misbruik- en Oneigenlijk gebruik

Het college heeft de verplichting om voldoende maatregelen te nemen om misbruik of oneigenlijk gebruik tegen te gaan. De risico’s hiervan zijn bijvoorbeeld het ten onrechte gebruik maken van subsidies of uitkeringen of het ten onrechte niet betalen van heffingen.

De gemeente Steenbergen beschikt niet over een apart M&O-beleid. In de financiële verordening is bepaald dat het college maatregelen moet treffen in de processen om het risico op Misbruik- en Oneigenlijk gebruik te beperken of te voorkomen.

Aanpak

Wij hebben een risicoanalyse uitgevoerd van de eerder genoemde basisprocessen. Dat is een analyse zonder dat er rekening is gehouden met de beheersmaatregelen. Dit noemen we de bruto risico’s. Vervolgens is beoordeeld welke beheersmaatregelen er in de processen zijn waargenomen en ingeschat welk risico dan nog resteert. Dit noemen we het netto risico.

De geldstromen met het hoogste risico op misbruik en oneigenlijk gebruik zijn Inkoop en Aanbestedingen, Subsidies en PGB. Deze zijn verder onderzocht op de aanwezige beheersmaatregelen. Geconstateerd is dat er voldoende beheersmaatregelen in de processen zijn opgenomen om het risico terug te brengen.

Zo is er in het proces inkoop en aanbesteding sprake van verplichte procedures en functiescheiding bij het autoriseren van betalingen. Ook wordt er een naam nummer controle uitgevoerd bij het aanmaken van nieuwe crediteuren.

Bij het proces subsidies is, bovenop de reguliere controle, een aanvullende interne controle uitgevoerd op een tweetal dossiers van € 100.000 en hoger. Daarnaast is het proces rondom welzijnssubsidies goed georganiseerd. Ook hier wordt het risico van misbruik en oneigenlijk gebruik beperkt.

De omvang van het proces PGB is beperkt in financiële omvang. Vanuit de processen is het risico door de VIC op laag gewaardeerd.

Conclusie 

Er zijn geen onrechtmatigheden op het gebied van Misbruik en Oneigenlijk gebruik in het boekjaar 2023.

Frauderisicoanalyse

In navolging van de aanbevelingen van de accountant in de managementletter 2023 is inmiddels een start gemaakt met de frauderisicoanalyse. Deze analyse is op het moment van opstellen van de jaarrekening 2023 nog niet afgerond. De aanpak is gelijk aan de aanpak bij misbruik en oneigenlijk gebruik.