Archiefbeheer

Conform het bepaalde in artikel 3 van de Archiefverordening brengt het college jaarlijks verslag uit aan de gemeenteraad over de activiteiten ter uitvoering van artikel 30 van de Archiefwet. Dit artikel regelt hoe gemeenten moeten omgaan met de gemeentelijke archieven. Om de twee jaar maakt de gemeentearchivaris een volledig archiefinspectieverslag. Het volledige verslag over 2023 is ontvangen in februari 2024 en vastgesteld door het college op 20 februari 2024. Volgend jaar zal er een voortgangsrapportage komen over de verbeterpunten uit het verslag 2023 en wat er in 2024 allemaal nog meer is gebeurd. Deze paragraaf geeft op de hoofdlijnen de belangrijkste aspecten van het archiefinspectieverslag weer. In een afzonderlijke bijlage bij deze jaarstukken is het volledige verslag opgenomen. Het is wettelijk verplicht het verslag onder de aandacht van de gemeenteraad te brengen alvorens dit toe te sturen aan de Provincie.

Belangrijkste aanbevelingen uit het verslag zijn volgende:

  • Stel een apart Informatiebeleidsplan op of zorg voor een overzicht van de documenten waarin de elementen van het Informatiebeleidsplan beschreven worden. Geef in het laatste geval aan wie verantwoordelijk is, wanneer ze onderhouden en bijgesteld moeten worden en zorg voor naleving. Dat geldt ten minste bij het tot stand komen of wijzigen van het Informatiebeleidsplan, het Verbeterplan of het Kwaliteitssysteem.
  • Bepaal wat de informatiebehoefte van Steenbergen is bij de Gemeenschappelijke Regelingen waaraan deelgenomen wordt. Breng in kaart in hoeverre de Gemeenschappelijke Regelingen kunnen voldoen aan de informatiebehoefte.
  • Zorg voor actueel beleid voor het archiveren van e-mail en tekstberichten. Vanuit het Informatiebeleidsplan kan verwezen worden naar dit beleid.

Naar aanleiding van dit archiefverslag zijn door het college interne actiepunten vastgesteld die eveneens als bijlage bij deze jaarstukken zijn opgenomen. Deze interne actiepunten zullen binnen de organisatie verder opgepakt worden door de taakverantwoordelijke collega's. Het verslag van 2023 betreft een moment opname. Naast de aanbevelingen van 2023, opgesteld door de gemeentearchivaris, zijn er steeds doorlopende ontwikkelingen die van invloed zijn. Begin 2025 komt er een voortgangsrapportage op de in 2024 vastgestelde actiepunten en begin 2025 stelt de gemeentearchivaris weer een nieuw verslag over 2025 op.