Archiefbeheer

Conform het bepaalde in artikel 3 van de Archiefverordening brengt het college jaarlijks verslag uit aan de gemeenteraad over de uitvoering van het informatie- en archiefbeheer. Om de twee jaar maakt de gemeentearchivaris een volledig archiefinspectieverslag. Het volledige verslag over 2021 is ontvangen in maart 2022 en tezamen met het bijbehorende verbeterplan vastgesteld door het college op 10 mei 2022. Dit jaar is er een voortgangsrapportage over het bij de vaststelling van het archiefinspectieverslag opgestelde verbeterplan. Deze paragraaf geeft op de hoofdlijnen de belangrijkste aspecten van deze voortgangsrapportage weer. In een afzonderlijke bijlage bij deze jaarstukken is de volledige voortgangsrapportage opgenomen. Het is wettelijk verplicht het verslag onder de aandacht van de gemeenteraad te brengen alvorens dit toe te sturen aan de Provincie.

Het opgestelde verbeterplan bevat een 13-tal geformuleerde knelpunten naar aanleiding van de in voornoemd archiefinspectieverslag gedane aanbevelingen van de archivaris. De inspectie heeft plaats gevonden op basis van de Kritische Prestatie Indicatoren (KPI's) specifiek voor het archiefbeheer: Hieronder staan de betreffende KPI onderwerpen waarop aanbevelingen zijn gedaan kort weergegeven;

Lokale regelingen;

  • Interne kwaliteitszorg en toezicht;
  • Ordening, authenticiteit, context, toegankelijkheid en duurzaamheid papieren en digitale archiefbescheiden;
  • Specifieke eisen digitale archiefbescheiden;
  • Vernietiging, vervanging en vervreemding van archiefbescheiden;
  • Overbrenging van archiefbescheiden naar de archiefbewaarplaats;
  • Archiefbewaarplaatsen, archiefruimten en e-depots;
  • Ter beschikking stelling van naar archiefbewaarplaats overgebrachte archiefbescheiden;

De meerderheid van de aanbevelingen houdt verband met de nog steeds verder toenemende in- en externe ontwikkelingen op het gebied van automatisering en digitalisering waardoor extra inspanningen nodig zijn om voldoende grip te kunnen houden op de informatie. Dit betekent o.a. dat de informatie bij het ontstaan al zo veel mogelijk automatisch voorzien dient te worden van de juiste metadata. De kwaliteit hiervan dient doorlopend gemonitord te worden. In het steeds complexer wordende applicatielandschap dwingt de toenemende hoeveelheid informatie en de kwaliteitseisen die daaraan gesteld worden ons om archiveringsprocessen vooraf in te regelen. Door het oppakken en uitwerken van de verbeterpunten zijn we beter in staat om conform regelgeving het informatie- en archiefbeheer uit te voeren waarbij we gelijke tred moeten houden met de ontwikkelingen op het gebied van automatisering en digitalisering.

Het voortgangsverslag betreft een moment opname. Naast de aanbevelingen over 2021, opgesteld door de gemeentearchivaris en het naar aanleiding daarvan opgestelde verbeterplan, zijn er steeds doorlopende ontwikkelingen die van invloed zijn op de uitvoering van het informatie- en archiefbeheer. Begin 2024 komt er weer een door de gemeentearchivaris opgesteld archiefinspectieverslag over 2023 naar aanleiding waarvan een geactualiseerd verbeterplan zal worden opgesteld.