Archiefbeheer

Conform het bepaalde in artikel 3 van de Archiefverordening brengt het college jaarlijks verslag uit aan de gemeenteraad over de activiteiten ter uitvoering van artikel 30 van de Archiefwet. Dit artikel regelt hoe gemeenten moeten omgaan met de gemeentelijke archieven. Om de twee jaar maakt de gemeentearchivaris een volledig archiefinspectieverslag. Het volledig verslag over 2019 is ontvangen in maart 2020 en vastgesteld door het college op 7 april 2020. In dit jaarverslag wordt u middels de voortgangsrapportage 2020 geïnformeerd over de aanpak van de verbeterpunten welke door het college naar aanleiding van het inspectieverslag zijn vastgesteld. Deze paragraaf geeft op de hoofdlijnen de belangrijkste aspecten van deze voortgangsrapportage weer. In een afzonderlijke bijlage bij deze jaarstukken is de voortgangsrapportage 2020 opgenomen. Het is wettelijk verplicht de voortgangsrapportage onder de aandacht van de gemeenteraad te brengen alvorens dit toe te sturen aan de Provincie.

De aanbevelingen uit het archief inspectie verslag zijn in een intern actiepunten overzicht verwerkt en binnen de organisatie verder uitgezet. Met deze voortgangsrapportage wordt u geïnformeerd over de voortgang van deze interne actiepunten. Van de 13 actiepunten zijn er een drie afgerond. Er zijn drie punten, die nog niet gestart zijn, in afwachting van ontwikkelingen zoals wetgeving en de organisatieontwikkeling. De overige aanbevelingen zijn gestart en de planning is om deze nog dit jaar af te ronden.

Net zoals het archiefverslag is de voortgangsrapportage geënt op de Kritische Prestatie Indicatoren (KPI’s) specifiek voor het archiefbeheer:

1. Lokale regelingen;

2. Interne kwaliteitszorg en toezicht;

3. Ordening, authenticiteit, context, toegankelijkheid en duurzaamheid papieren en digitale archiefbescheiden;

4. Specifieke eisen digitale archiefbescheiden;

5. Vernietiging, vervanging en vervreemding van archiefbescheiden;

6. Overbrenging van archiefbescheiden naar de archiefbewaarplaats;

7. Archiefbewaarplaatsen, archiefruimten en e-depots;

8. Ter beschikking stelling van naar archiefbewaarplaats overgebrachte archiefbescheiden;

9. Rampen, calamiteiten en veiligheid;

10. Middelen en mensen.

Het voortgangsverslag 2020 betreft een moment opname. Naast de vastgestelde actiepunten zijn er steeds doorlopende ontwikkelingen die van invloed zijn op de 10 KPI’s vanuit het horizontaal toezicht over de staat van de informatiehuishouding.

Begin 2022 wordt er een nieuw archiefinspectieverslag opgemaakt door de gemeentearchivaris over de stand van zaken met betrekking tot het archief- en informatiebeheer. In dit verslag worden alle 10 de KPI’s weer onderzocht inclusief de resultaten van de interne actiepunten.