Archiefbeheer

Conform het bepaalde in artikel 3 van de Archiefverordening brengt het college jaarlijks verslag uit aan de gemeenteraad over de activiteiten ter uitvoering van artikel 30 van de Archiefwet. Dit artikel regelt hoe gemeenten moeten omgaan met de gemeentelijke archieven. Om de twee jaar maakt de gemeentearchivaris een archiefinspectieverslag. De laatste keer was in 2017. In het jaar daarna moet er een voortgangsrapportage komen (over de verbeterpunten uit het archiefinspectieverslag van 2017 en wat er in 2018 allemaal nog meer is gebeurd). Deze paragraaf geeft op de hoofdlijn de belangrijkste aspecten deze voortgangsrapportage. In een afzonderlijke bijlage bij deze jaarstukken is de totale voortgangsrapportage opgenomen. Het is wettelijk verplicht deze voortgangsrapportage onder de aandacht van de gemeenteraad te brengen alvorens deze toe te sturen aan de Provincie.

Het archiefverslag 2017 werd opgemaakt op basis van de Kritische Prestatie Indicatoren (KPI’s) specifiek voor het archiefbeheer:

  1. Lokale regelingen
  2. Interne kwaliteitszorg en toezicht
  3. Ordening, authenticiteit, context, toegankelijkheid en duurzaamheid papieren en digitale archiefbescheiden
  4. Specifieke eisen digitale archiefbescheide
  5. Vernietiging, vervanging en vervreemding van archiefbescheiden
  6. Overbrenging van archiefbescheiden naar de archiefbewaarplaats
  7. Archiefbewaarplaatsen, archiefruimten en e-depots
  8. Ter beschikking stelling van naar archiefbewaarplaats overgebrachte archiefbescheiden;
  9. Rampen, calamiteiten en veiligheid
  10. Middelen en mensen

Bovenstaande KPI’s zijn verwoord in het verslag van de gemeentearchivaris met daaruit voortvloeiend enkele aanbevelingen. Naar aanleiding van dit archiefverslag zijn interne actiepunten opgesteld. Deze interne actiepunten zijn binnen de organisatie verder opgepakt door de taakverantwoordelijke collega’s.

Het archiefinspectieverslag van 2017 betreft een moment opname. De daaruit voortvloeiende interne actiepunten zijn nog steeds actueel. Naast de aanbevelingen van 2017, opgesteld door de gemeentearchivaris, zijn er steeds doorlopende ontwikkelingen die van invloed zijn op de 10 KPI’s vanuit het horizontaal toezicht over de staat van de informatiehuishouding.

In januari 2020 stelt de gemeentearchivaris weer een nieuw archiefverslag over 2019 op. In dit verslag worden alle 10 de KPI’s weer onderzocht inclusief de resultaten van de interne actiepunten.