Bedrijfsvoering

Inleiding

De paragraaf bedrijfsvoering geeft inzicht in de stand van zaken en de beleidsvoornemens ten aanzien van bedrijfsvoering. Bedrijfsvoering kent onder meer de volgende aspecten: personeel en organisatie, informatievoorziening inclusief automatisering, financiën en huisvesting.Tot de huisvesting behoren het gemeentehuis, vraagwijzer en de gemeentewerkplaats.

Organisatieontwikkeling

Om goed in beeld te krijgen waar de organisatie nu staat en wat er nodig is om een nieuwe werkwijze te realiseren, heeft organisatieadviesbureau Seinstra & Partners een interne analyse uitgevoerd. Uit de ophaalsessies kwam naar voren dat we als organisatie gemiddeld scoren op de door het bureau onderzochte prestaties. Tevens kwam naar voren dat mede in relatie tot de hoge ambities en grote (maatschappelijke) ontwikkelingen de organisatie er niet goed voor stond om een antwoord te geven aan het (aangepaste) toekomstperspectief. De resultaten van deze interne analyse, alsmede de afspraken in het nieuwe raadsakkoord, zijn input voor de doorontwikkeling van de ambtelijke organisatie tot een wendbare en adaptieve organisatie; een organisatie die zich snel kan aanpassen aan nieuwe ontwikkelingen en in staat is de opgaven waar de gemeente Steenbergen voor staat op een effectieve en efficiënte manier te realiseren. Dit onder het motto:"vandaag maken we morgen mogelijk". Twee keer per jaar wordt de gemeenteraad door de algemeen directeur bijgepraat over de voortgang. Concreet zijn er vier doelstellingen die in de organisatieontwikkeling centraal staan:

  • Verbeteren van het bestuurlijk – ambtelijk samenspel
  • Opzetten van een ontwikkelorganisatie
  • Doorontwikkelen van de bedrijfsvoering
  • Herinrichting gemeentehuis

Samen met het genoemde adviesbureau heeft de organisatie in 2022 een inrichtingsplan opgesteld. Dit dient als basis voor de verdere inrichting van onze organisatie. Voor het spoor verbeteren van het bestuurlijk-ambtelijk samenspel is gestart met een Benen Op Tafel gesprek tussen gemeente raad en college.

We zien dat er anno 2023 veel gebeurd in de organisatie. Op vele onderdelen wordt doorgepakt om professioneler te werken. Vanzelfsprekend houden we rekening met wat de organisatie aan kan naast alle (bestuurlijke) ambities die er zijn. Door ons uitgangspunten ‘werk met werk strikt te hanteren; zien we dat we grip krijgen op onder andere rolduiding en sturing in ons dagelijks werk. Ook het projectmatig werken in onze organisatie maakt stappen; dit is onder andere te zien in de paragraaf programma’s en projecten.

De gemeenteraad heeft met de vaststelling van de begroting 2020 voor de jaren 2020 – 2023 een bestemmingsreserve transitie organisatie vastgesteld. In onderstaande tabel wordt de stand van zaken van de transitieperiode per 31-12-2022 weergegeven. Hierin is de besteding 2022 opgenomen. De conclusie is dat de organisatieontwikkeling binnen de financiële kaders blijft.

Reserve Transitie Organisatie

Beginsaldo

Ontrekking

Ontrekking

Ontrekking

Ontrekking

Saldo

2019

2020

2021

2022

31-12-2022

Frictiekosten a.g.v. strategisch P-Beleid

680.750

-95.787

-203.855

-142.605

-195.400

43.103

Incidentele knelpunten organisatie

351.500

-247.382

-62.343

-34.305

-4.325

3.144

Vitaliteitsregeling

370.000

-

-

-27.349

-93.385

249.266

Overbrugging transitieperiode

529.000

-

-172.000

-263.500

-93.500

-

Stelpost niet voorziene frictie

150.000

-

-17.235

-93.152

-

39.613

Projectkosten begeleiding

180.000

-

-46.420

-

-91.531

42.050

Totaal

2.261.250

-343.169

-501.852

-560.911

-478.141

377.177

In 2022 is voor het programmaplan doorontwikkeling organisatieontwikkeling (OO) niet het gehele bedrag opgemaakt. De projectleiders zijn (nog) niet allemaal geworven, omdat tot nu toe zoveel mogelijk zaken in het Programmateam en samen met de organisatie zijn opgepakt. In 2023 zijn deze middelen nodig voor het inhuren van een projectleider voor de doorontwikkeling van de Bedrijfsvoering en externe ondersteuning op inhoud bedrijfsvoering ten behoeve van de doorontwikkeling.

Vinden, binden en boeien van personeel

In 2022 is verder invulling gegeven aan het op orde krijgen van de personele formatie. Dit is en blijft een aandachtspunt en uitdaging, omdat de krapte op de arbeidsmarkt naar verwachting nog langere tijd voortduurt. Om de kwantitatieve en kwalitatieve personele capaciteit op het gewenste niveau te brengen en houden, is vanuit HR gewerkt aan het versterken van aantrekkelijk en onderscheidend werkgeverschap. Hierbij zet de gemeente vanuit HR ook in op het behouden van huidige medewerkers door hen zo veel mogelijk ontwikkel- en loopbaanmogelijkheden te bieden.

Opleiding en ontwikkeling

De digitale leeromgeving, ‘de Steenbergen Academie’ is in 2022 verder uitgebouwd met trainingen die aansluiten bij de organisatieontwikkeling en het onboardingprogramma voor nieuwe medewerkers.

Formatie per 31 december 2022

FTE Overzicht 31-12-2022
Per team Gemeente Steenbergen

Formatie

Totaal

Directie & Management

8,00

Bestuurs- & Concernondersteuning

14,09

Interne ondersteuning

31,51

Servicecentrum

25,99

Welzijn & Zorg

24,69

Wonen, Werken & Beleven

29,28

Beheer ruimte & accomodaties

25,09

Buitendienst

34,79

Boventallig

0,00

Totaal Ambtelijke organisatie

193,44

Griffie

3,00

Totaal Griffie

3,00

Totaal Gemeente Steenbergen

196,44

Personeelsopbouw naar leeftijd per 31 december 2022

M

V

Totaal

%

%

%

< 25 Jaar

0,5

1,5

2

25 t/m 34 jaar

6,4

8,4

15

35 t/m 44 jaar

11,9

9,9

22

45 t/m 54 jaar

11,9

17,3

29

55 t/m 64 jaar

14,9

12,9

28

> 65 jaar

3,9

0,5

4

Totaal

49

50

100

Inhuur

De inzet van inhuur is in 2022 gedaald ten opzichte van 2021. Het blijft noodzakelijk om extern in te huren. Dit heeft meerdere redenen. Door de arbeidsmarktkrapte duren werving- en selectietrajecten soms (veel) langer dan gebruikelijk. Ook is soms een tijdelijke kwalitatieve impuls nodig voor een primair werkproces of project. In deze gevallen blijft inhuur van belang om zorg te dragen voor continuïteit van werkprocessen en kwaliteit van resultaten.

Voor 2022 is de inhuur integraal in beeld gebracht.

Inhuur

Totaal

Inhuur algemeen

€ 460.973

Inhuur t.b.v. projecten

€ 313.550

Inhuur t.b.v. vacatureruimte

€ 1.274.445

Inhuur t.b.v. ziekteverzuim

€ 233.447

Inhuur extra capaciteit t.b.v. crisis

€ 244.155

TOTAAL

€ 2.526.570

Dienstverlening

Mede door de organisatieontwikkeling en de implementatie van de Omgevingswet wordt er steeds meer aandacht gevraagd voor de veranderende rol van de gemeente en haar medewerkers. Dit vraagt om een (cultuur)omslag. Hierbij gaat het om een sterke dienstverlenende houding, die van de medewerkers vraagt om vanuit het perspectief van onze inwoners, ondernemers en organisaties te denken en handelen. Zo zijn er in 2022 op diverse vlakken stappen gemaakt met aandacht voor alle doelgroepen binnen de gemeente.

ICT

Door de samenwerking op ICT-gebied met Equalit en haar deelnemers heeft gemeente Steenbergen in 2022 kunnen profiteren van samen organiseren. Deze voordelen lopen uiteen van gezamenlijke inkoop- en aanbestedingstrajecten, gezamenlijke doorontwikkeling en de volledige lifecyclemanagement van apparatuur. Ook is meermalen bewezen dat de kracht van de samenwerking zit op delen van kennis en kunde en het verminderen van de kwetsbaarheden, zeker met de vele geconstateerde kwetsbaarheden op wereldwijd niveau van ICT-producten.

De ontwikkeling van Equalit naar een share met collectieve verantwoordelijkheid krijgt langzaam aan vorm. De vele en snelle ontwikkelingen maar ook de personeelsschaarste op ICT-gebied maken dat er slimmer met de inzet van mensen en middelen omgegaan moet worden.Equalit ontwikkelt door mede op basis van het projectenportfolio van de 11 deelnemers. Voor gemeente Steenbergen zijn deze ICT-/informatiekundige project gebundeld en verzameld in een roadmap/ projectenkalender die in de P&C-cyclus ingebed moet worden. Door personele omstandigheden is dit in 2022 niet geheel gelukt maar inmiddels zijn de vervolgstappen in gang gezet om dit wel te realiseren. De projecten komen voort uit de behoefte van de samenleving, actuele wet- en regelgeving, en technische mogelijkheden.

De verfijning van de ICT-begroting heeft in 2022 geleid tot een flinke extra bijdrage vanuit de Tussenrapportage. Dit was enerzijds nodig om de gaten te dichten die ontstaan waren door autonome ontwikkeling die niet eerder goed waren doorberekend en anderzijds omdat bij de verfijning gebleken is dat niet alle ICT-voorzieningen vanuit het ICT-budget van middelen werden voorzien. De uitkomst van de jaarrekening laat zien dat met deze reparatie het inzicht inmiddels zeer behoorlijk op orde is gebracht.

In 2022 zijn een aantal projecten afgerond waaronder:

  • Verdere implementatie met nieuwe modules BRP-applicatie;
  • Nieuwe applicatie/hardware t.b.v. controle echtheidskenmerken reisdocumenten;
  • Afronding implementatie VTH-applicatie met het oog op invoering Omgevingswet;
  • Implementatie nieuwe applicatie t.b.v. WOZ, Heffen, Innen en Waarderen;
  • Migratie mobile devices (smartphones en tablets) naar Equalit.

Privacy

Gemeenten zijn verantwoordelijk voor de kwaliteit van hun informatieveiligheid en de veiligheid van verwerkingen met persoons- en politiegegevens. In 2022 is er uitgebreid stilgestaan bij de uitkomsten van de rekenkamercommissie, die in 2021 een organisatie breed onderzoek deed naar de bescherming van privacy en informatieveiligheid bij de gemeente Steenbergen. Het privacy beleid is in 2022 geactualiseerd en door het College B&W vastgesteld.

Verder is in 2022 veel aandacht besteed aan de omgang met politiegegevens. Wettelijk is dit geregeld in de Wet Politiegegevens (WPG). Hierbij is nauw samengewerkt met de uitvoeringsorganisatie RBL West Brabant. In 2022 zijn de WPG werkprocessen vastgesteld.

Voor het implementeren van de AVG wordt aangesloten op de werkprocessen van de verschillende teams. Daarbij wordt één centraal Register van Verwerkingsactiviteiten voor de gemeente Steenbergen gerealiseerd, waarbij aandacht is voor risicotaxaties. De AVG rechten van betrokkenen beleidsmatig uitgewerkt evenals relevante werkinstructies voor medewerkers. Voor zowel nieuwe als huidige medewerkers is het onderwerp privacy opgenomen in digitale leersysteem, om zodoende bewustzijn en kennis over deze onderwerpen te vergroten.

Het vaststellen van het niveau van integratie van de bescherming van persoonsgegevens(AVG) is in 2022 uitgevoerd en is gerapporteerd door de Functionarissen Gegevensbescherming (FG). De belangrijkste resultaten uit deze jaarrapportage zijn hieronder in beknopte vorm opgenomen:

  • Het jaar 2022 stond in het teken van verdere implementatie van de AVG vereisten. Nog steeds geldt dat de basis er staat maar dat de implementatie nog niet is afgerond om aan volwassenheidsniveau 3 te voldoen.
  • De gemiddelde score in het volwassenheidsniveau bedraagt 2,2. In 2021 was dit 2,1. De ontwikkeling is daarmee wat stilgevallen.
  • Om de stap te zetten naar niveau 3 moet de werking van alle maatregelen kunnen worden aangetoond, gevolgd en voorzien van een evaluatie. Een en ander volgens het principe van plan – do – check – act. Daar zijn nog stappen voor nodig.

Het volwassenheidsniveau wordt gemeten over zeven criteria. De criteria, en de bevindingen van de FG hierbij, worden hieronder toegelicht:

  • Privacy beleid is vastgelegd en vastgesteld. Het beleid is door het management bekrachtigd en wordt actief uitgedragen. Voor een aantal domeinen zal in 2023 specifiek privacybeleid volgen..
  • Processen en organisatorische inbedding: de verwerking van persoonsgegevens dient te voldoen aan de eisen van de AVG. Bij de politiegegevens de WPG. Hiervoor is het belangrijk dat taken, verantwoordelijkheden en bevoegdheden worden toegewezen en bewustzijn wordt gecreëerd. De bewustwording is vergroot door het organiseren van leercirkels, maar deze zijn niet meer herhaald. De bewustwording is daarmee wat afgenomen. Ook is er nauwelijks vooruitgang geboekt met het uitvoeren van data protection impact assessments (DPIA’s).
  • Rechten van betrokkenen: er zijn in 2022 vier AVG verzoeken ontvangen voor inzage of verwijdering van gegevens. Er zijn geen WPG verzoeken ontvangen.
  • Samenwerking: er is een register van verwerkingen AVG en WPG en een register van verwerkingsovereenkomsten: Bij het aangaan van samenwerking is het belangrijk dat de privacy functionarissen eerder worden betrokken. Regionaal is afgesproken in de Nota Verbonden Partijen dat ook samenwerkingspartners moeten voldoen aan volwassenheidsniveau 3.
  • Beveiliging: gemeenten moeten passende technische en organisatorische maatregelen nemen om de persoonsgegevens te beveiligen. Poltiegegevens worden onder verantwoordelijkheid van de Openbaar Ministerie verwerkt. Daarnaast moeten datalekken gemeld worden bij de autoriteit persoonsgegevens (AP). In 2022 zijn er 17 AVG datalekken geregistreerd. Het risico en impact was zodanig laag dat geen melding is gedaan bij de AP. Wel zijn intern passende maatregelen getroffen.
  • Verantwoording: De AVG legt de verantwoordelijkheid bij de organisatie zelf om aantoonbaar te maken dat wordt voldaan aan de Verordening. Het college moet aantonen dat de verwerkingen van persoonsgegevens voldoet aan de beginselen van de relevante wet- en regelgeving.

Samen met het management worden de bevindingen van de FG besproken en voorzien van een verbeteraanpak voor 2023.

Informatieveiligheid

Het afgelopen jaar was een druk jaar op het gebied van informatiebeveiliging. Naast de nieuwe invulling van de CISO-functie (Chief Information Security Officer) binnen gemeente Steenbergen, zijn er ook ontwikkelingen geweest die de beveiliging van informatie hebben versterkt. Er was grote focus op het verhogen van de bewustwording van informatieveiligheid, het implementeren van een ISMS (informatiebeveiligingsbeheer systeem) en het verder ontwikkelen van ENSIA (Eenduidige Normatiek Single Information Audit).

Er zijn verschillende initiatieven genomen die de algemene bewustwording en het bewustzijn van de organisatie hebben vergroot. Dit heeft geresulteerd in een toename van het besef van de gevolgen van cyberaanvallen en de noodzaak om adequaat te reageren. Er is een gemeente-brede phishingmail test uitgevoerd en een doelgroep phishingmail (binnen Sociaal Domein). Daar waar niet conform instructies is gehandeld, is actie ondernomen. Daarnaast is de bewustwording ingezet met periodieke intranetberichten, nieuwsbrieven, posters op de gangen en berichten op schermen in de servicecorners. Naast persoonlijke aandacht is er ook algemene aandacht voor informatieveiligheid: er zijn verschillende pentesten uitgevoerd, ook op onderdelen van de gemeente die bij externe partijen worden gehost. De hieruit voortkomende aandachtspunten zijn inmiddels opgepakt en waar reeds mogelijk zijn verbeteringen doorgevoerd.

Ook is veel gedaan om de organisatie te helpen bij het bewust worden van de risico’s die men loopt als er niet voldaan wordt aan de informatieveiligheidseisen. Hier heeft mede het implementeren van een ISMS (Information Security Management System) aan bijgedragen. Vanuit de Baseline Informatiebeveiliging Overheid (BIO) is het een verplichting om als gemeente een ISMS te implementeren om de informatieveiligheid te verbeteren. Dit heeft geholpen bij het identificeren van informatieveiligheidsrisico's en het implementeren van maatregelen, conform de BIO, om deze risico's te minimaliseren.

Juridische kwaliteitszorg

De beweging om formele bezwaren en klachten te verminderen, door juist aan de voorkant informele gesprekken en eventueel mediation in te zetten, heeft wederom positieve resultaten opgeleverd in 2022. Voorts zijn in 2022 stappen gezet ten aanzien van het proces om juridische kwaliteitszorg verder onderdeel te laten vormen van de algehele kwaliteitszorg van (werk)processen en voorbereiding en uitvoering van besluiten. Er is een plan van aanpak opgesteld voor juridische kwaliteitszorg dat ook gericht is op toekomstige ontwikkelingen op het juridisch vlak.