Gemeente Steenbergen | Home

Bedrijfsvoering

Inleiding

De paragraaf bedrijfsvoering geeft inzicht in de stand van zaken en de beleidsvoornemens ten aanzien van bedrijfsvoering. Bedrijfsvoering kent onder meer de volgende aspecten: personeel en organisatie, informatievoorziening inclusief automatisering, financiën en huisvesting.Tot de huisvesting behoren het gemeentehuis, vraagwijzer en de gemeentewerkplaats.

Organisatieontwikkeling

Het programma organisatieontwikkeling is in november 2023 nagenoeg afgerond en overgedragen aan de lijn. Het concern-MT stuurt de ingezette veranderopgave aan en geeft deze verder vorm. Bij een aantal teams zijn coördinatoren aangesteld die verantwoordelijk zijn voor de dagelijkse aansturing. Zij zijn verantwoordelijk voor de teamresultaten en krijgen bevoegdheden op het gebied van bedrijfsvoering (o.a. HR en financiën). Ook zijn voorbereidingen getroffen voor het inrichten van een nieuwe afdeling, waar majeure programma's en projecten worden belegd.

Op het gebied van professioneler werken en kwaliteitsverbetering is in 2023 veel gebeurd in de organisatie. Er zijn trainingen projectmatig creëren georganiseerd voor grote groepen medewerkers. Het onboardingprogramma is uitgebreid en alle medewerkers konden deelnemen aan ‘inspiratie sessies’ op het gebied van o.a. eigentijdse werkvormen en talentontwikkeling. Voor het nieuwe management is een management development-programma samengesteld dat vanaf begin 2024 wordt georganiseerd.

In het najaar is een benchmark uitgevoerd door bureau Berenschot. De resultaten worden gebruikt bij het invullen van de ‘fijnstructuur’ van de verschillende afdelingen en teams. Tegelijkertijd is een vlootschouw voorbereid; een instrument waarmee periodiek kan worden gemeten of onze medewerkers op de juiste plek zitten en welke ontwikkeling ze nodig hebben om in de toekomst inzetbaar te blijven. Met de benchmark en de vlootschouw wordt de basis gelegd voor een cyclisch proces van strategische personeelsplanning.

In de begroting 2018 en 2019 zijn eenmalig budgetten beschikbaar gesteld om de organisatieontwikkeling in gang te zetten. De volgende stap was het investeren in ons personeelsbestand. Zowel kwalitatief als kwantitatief. Door het afbouwen van de inhuur, advies- en overige kosten en het inzetten van andere beschikbare dekkingsbronnen in onze begroting is het grootste deel van deze kosten opgevangen. Vanaf 2022 is structureel het bedrag van € 316.000 beschikbaar gesteld.

Om de huidige en wenselijke situatie te overbruggen zijn door de raad ook incidentele middelen ter beschikking gesteld in de vorm van een bestemmingsreserve Transitie Organisatie van € 2.261.250. In dit bedrag zijn maatregelen opgenomen voor het strategisch personeelsbeleid, knelpunten en een vitaliteitregeling. De reserve Transitie Organisatie wordt gevormd door een overheveling uit de Algemene Reserve. Om het verloop van de reserve transitie organisatie te volgen is een monitor opgesteld. Met de monitor is in deze periode steeds inzichtelijk gemaakt hoe het staat met de benutting van de reserve transitie organisatieontwikkeling. Dit is ook in de planning & control producten meegenomen en toegelicht tijdens de informatieavonden aan de raad. Ook werden de kwalitatieve doelstellingen van de organisatieontwikkeling gevolg. De besteding is binnen de financiële kaders gebleven. +

Reserve Transitie Organisatie

Aan het einde van 2022 was er nog €377.177 over in de Reserve Transitie Organisatie. In de begroting van 2023 en gedurende het jaar is het plan voor de verdere ontwikkeling van de gemeentelijke organisatie van Steenbergen geactualiseerd. Deze middelen zijn gebruikt voor begeleiding van programma's en projecten, het inhuren van specialisten, het uitvoeren van benchmarks en inspiratieweken, en om de ontwikkeling van HR extra te stimuleren.

Vinden, binden en boeien van personeel

In 2023 is verder invulling gegeven aan het op orde krijgen van de personele formatie. Nagenoeg alle vacatures zijn ingevuld. Toch blijft dit een aandachtspunt, omdat de krapte op de arbeidsmarkt naar verwachting nog langere tijd voortduurt. Er wordt meer aandacht besteed aan het inwerken van nieuwe medewerkers. Zij krijgen een inwerkprogramma op maat en worden begeleid door een eigen ‘buddy’ die daarvoor een training heeft gevolgd.

Opleiding en ontwikkeling

In 2023 is de opleidingskoers voor de komende jaren vastgesteld. Deze is gericht op de gewenste ontwikkeling van de organisatie en de vaardigheden die medewerkers daarvoor nodig hebben. Op basis van de opleidingskoers is een strategisch opleidingsplan opgesteld dat jaarlijks geactualiseerd wordt. Opleidingen en trainingen worden zo veel mogelijk georganiseerd via de ‘Steenbergen Academie’, vaak in samenwerking met de ‘West-Brabant Academie’.

Formatie per 31 december 2023

Personeelsopbouw naar leeftijd per 31 december 2023

Inhuur

In 2023 is veel inhuur gepleegd om vacatures die lange tijd open staan tijdelijk in te vullen. Het nadrukkelijk sturen op het werven van vaste medewerkers heeft resultaat gehad want eind 2023 hebben we geconstateerd dat het gelukt is om de meeste vacatures met vast personeel in te vullen. Er is momenteel sprake van een reguliere vacature-inhuur, vergelijkbaar met andere organisaties.

Door intensivering van de projectmatige werkzaamheden is op specialistische functies binnen projecten meer inhuur geweest. Deze specialistische kennis is niet doorlopend nodig en wordt incidenteel ingehuurd. In de projectkosten wordt rekening gehouden met deze vorm van inhuur.

Voor 2023 is de inhuur integraal in beeld gebracht:

Dienstverlening

Mede door de organisatieontwikkeling en de implementatie van de Omgevingswet wordt er steeds meer aandacht gevraagd voor de veranderende rol van de gemeente en haar medewerkers. Dit vraagt om een (cultuur)omslag. Hierbij gaat het om een sterke dienstverlenende houding, die van de medewerkers vraagt om vanuit het perspectief van onze inwoners, ondernemers en organisaties te denken en handelen. In 2023 zijn op diverse vlakken stappen gemaakt met aandacht voor alle doelgroepen binnen de gemeente.

ICT

Ook in 2023 is op basis van de samenwerking binnen de share van Equalit-gemeenten geprofiteerd van de samenwerking. Op een aantal fronten zijn onderwerpen verder vormgegeven en verfijnd, denk hierbij vooral aan projectportfoliomanagement. Deze werkwijze wordt verder geadopteerd en ook intern toegepast. Ook heeft de evaluatie van de dienstverlening van de softwarereseller ertoe geleid dat er een nieuwe gezamenlijke aanbesteding is uitgezet waarbij vanaf 2024 de ondersteuning op inkoop- en aanbestedingstrajecten aanzienlijk verbeterd zal worden .

Het implementeren van nieuwe wet- en regelgeving (o.a. WDO, WOO en WMEBV) is vanuit de share gezamenlijk opgepakt en de inzet verdeeld wordt zodat we wel de mogelijkheid hebben om op alle ontwikkelingen aangehaakt te blijven.

Vanuit de share is geïnvesteerd in de rol van architectuur in de breedste zin des woords in relatie tot het ICT-landschap. Voor een gemeente van de omvang als gemeente Steenbergen is het ondoenlijk om hier een aparte functie voor te creëren. Insteek is dan ook om de rol bij aanwezig personeel te beleggen en daar waar nodig gebruik te maken van de diensten van Equalit (bijv. voor het vervaardigen van architectuurplaten m.b.v. de aanwezige tooling).

Het verfijnde budgetbeheer heeft er in 2023 toe geleid dat de begroting voor ICT, weliswaar met een tussentijdse aanpassing als gevolg van de autonome en prijsontwikkelingen, voldoende verfijnd is om snel inzicht te geven en geen grote verrassingen meer op te leveren.

In 2023 zijn een aantal projecten afgerond waaronder:

• Afronding implementatie VTH-applicatie en ondersteunende applicaties t.b.v. uitvoering Omgevingswet
• Voorbereiding cloud-migratie Documentair Management Systeem
• Voorbereiding ICT-transitie n.a.v. organisatieontwikkeling (loopt technisch gezien door in 2024)
• Aanvang voorbereiding uitfasering Topdesk en aansluiting op Jira v.w.b. ticketsysteem meldingen ICT, facilitair en HR en interne kennissystemen.

Datamanagement en -analyse

In 2023 is geïnvesteerd in het kwartiermaken op gebied van datamanagement. Het traject is in basis afgerond (roadmap), echter door de verschillende wisselingen op managementniveau dient er nog wel duidelijkheid te komen in wijze en tempo van aanpak en vooral wat dit aan de personele kant gaat betekenen omdat er nieuwe rollen / functies belegd moeten worden. Haaks hierop staat de ontwikkeling in de Equalit-share van gemeenten die al wat verder waren: zij hebben o.b.v. de ingeslagen weg geconcludeerd dat een andere werkwijze gewenst is die meer past bij de kleinere gemeenten en de beperkte personele bezetting. Dit wordt in 2024 nader uitgewerkt vanuit de share.

Privacy

Gemeenten zijn verantwoordelijk voor de kwaliteit van hun informatieveiligheid en de veiligheid van verwerkingen met persoonsgegevens. Ook in 2023 is er uitgebreid stilgestaan bij de uitkomsten van de rekenkamercommissie, die in 2021 een organisatie breed onderzoek deed naar de bescherming van privacy en informatieveiligheid bij de gemeente Steenbergen. Privacybescherming is hoger op de agenda’s gekomen. Het privacy beleid is in 2022 geactualiseerd en door het College B&W vastgesteld. Hierna zijn diverse noodzakelijke beleidsdocumenten, protocollen en handleidingen verschenen.

Er is veel aandacht besteed aan de omgang met politiegegevens. Wettelijk is dit geregeld in de Wet Politiegegevens (WPG). Hierbij is nauw samengewerkt met de uitvoeringsorganisatie RBL West Brabant en regionale gemeenten. In 2023 is de toepassing van de WPG voor het eerst geauditeerd.

Sinds 2023 geldt de auditverplichting ook voor het team Openbare Orde en Veiligheid. De gemeente is tevreden over de bereikte resultaten in 2023. Het ontwikkelniveau “opzet, bestaan” van de eigen organisatie voldoet aantoonbaar. De AP is hiervan op de hoogte gebracht.

Voor het implementeren van de AVG en de WPG wordt aangesloten op de werkprocessen van de verschillende teams. Daarbij houdt de gemeente Steenbergen in 2023 twee centrale Registers van Verwerkingsactiviteiten bij. Eén voor de AVG en één voor de WPG, waarbij bij de aandacht voor werkprocessen ook gericht is voor de controle op privacy-overeenkomsten en risicotaxaties. Deze worden beiden ook bijgehouden in aparte registers.

De AVG rechten van betrokkenen beleidsmatig uitgewerkt en vastgesteld, evenals relevante werkinstructies voor medewerkers. In 2023 zijn voorbeeld brieven uitgewerkt en een standaard formulier voor machtiging bij identificatie.

Zowel nieuwe als bestaande medewerkers hebben toegang tot het onderwerp privacy via het digitale leersysteem, met als doel het bewustzijn en de kennis over deze kwesties te vergroten. Verplichte trainingen zijn afgestemd op de opleidingsprofielen van medewerkers en de deelname wordt gemiddeld per kwartaal geëvalueerd.

Het vaststellen van het niveau van integratie van de bescherming van persoonsgegevens(AVG) is in 2023 uitgevoerd en is gerapporteerd door de Functionarissen Gegevensbescherming (FG). De belangrijkste resultaten uit deze jaarrapportage zijn hieronder in beknopte vorm opgenomen:

• Het jaar 2023 stond in het teken van verdere implementatie van de AVG vereisten. Benodigd beleid, protocollen en werkinstructies zijn aantoonbaar beschikbaar, de doorwerking ervan onder medewerkers vraagt gericht ondersteuning. Daarmee geldt dat de basis er staat, maar dat de implementatie nog niet is afgerond om aan volwassenheidsniveau 3 te voldoen.
• De gemiddelde score in het volwassenheidsniveau 2021 bedraagt 2.1, in 2022 is het 2,2. Op het moment van schrijven van dit verslag is de FG rapportage nog niet uitgebracht. De waarde van 2023 is nog niet bekend. De ontwikkeling heeft het afgelopen jaar een groeispurt gekregen door het auditeren in het WPG domein.
• Om de stap te zetten naar niveau 3 moet de werking van alle maatregelen kunnen worden aangetoond, gevolgd en voorzien van een evaluatie. De privacybescherming wordt daarmee proactief van aard. Een en ander volgens het principe van plan – do – check – act. Er is een begin hiermee gemaakt. Een voorbeeld van proactief handelen is het initiatief om te komen tot de “Nota Verbonden partijen”, waarin samenwerkingspartners gaan staan voor het voldoen aan volwassenheidsniveau 3 Privacybescherming.

Het volwassenheidsniveau wordt gemeten over zeven criteria. De criteria, en de bevindingen van de FG hierbij, worden hieronder toegelicht:

• Privacy beleid is vastgelegd en vastgesteld. Het beleid gaat in op de verschillen tussen AVG, WPG en Jeugdwet toepasselijke privacybescherming en technologische ontwikkelingen, is door het management bekrachtigd en wordt actief uitgedragen. Voor een aantal domeinen is in 2023 specifiek privacybeleid uitgewerkt, zoals die bij WPG leerplicht en veiligheid openbare orde.
• Processen en organisatorische inbedding: de verwerking van persoonsgegevens dient te voldoen aan de eisen van de AVG en Jeugdwet. Bij de politiegegevens is dat de WPG. Hiervoor is het belangrijk dat taken, verantwoordelijkheden en bevoegdheden worden toegewezen en bewustzijn wordt gecreëerd. Er is in 2023 een structurele uitvoering van verplichte scholing in werking getreden. Daarnaast zijn alle beleidstukken, procedures en handleidingen vastgelegd en vindbaar. De prioriteit voor werkprocesgericht (samen)werken, is in 2023 voelbaar geworden. Het proceseigenaarschap is hier onderdeel van. De informatieplicht van de gemeente bij het verzamelen van persoons- en politiegegevens is onderdeel van de verplichte scholing.Werkprocessen die op toestemming berusten, hebben speciale aandacht binnen de AVG. Een toestemming heeft te voldoen aan de criteria: uitdrukkelijk-, vrijwillig-, vrij door betrokkene gegeven te zijn. De gemeente gebruikt registers toestemming om aantoonbaar te handelen.
• Rechten van betrokkenen: er zijn in 2023 vijf AVG-verzoeken ontvangen voor inzage of verwijdering of beperking van gegevens. Er zijn geen WPG-verzoeken ontvangen. Verwerkingen die de gemeente zelf uitvoert én indirect die van verwerkers, vallen onder haar verantwoordelijkheid vanuit de wettelijke kaders van de AVG, WPG en Jeugdwet. Bij de Jeugdwet gaat het om AVG-rechten bij het dossier van de client en het “familiesysteem van de client”. Het gebruik van de rechten is geregistreerd in het AVG- of WPG-register van verzoeken.
• Samenwerking: er is een register van alle privacy-overeenkomsten. Bij het aangaan van samenwerking is het belangrijk dat de privacyfunctionarissen eerder worden betrokken. Regionaal is in 2023 afgesproken in de Nota Verbonden Partijen dat ook samenwerkingspartners moeten voldoen aan volwassenheidsniveau 3. Bij structurele evaluatie op de actualiteit- en het beschrijven van verwerkingsprocessen is het uitdiepen van de vereisten voor een veilige gegevensuitwisseling tussen partners structureel aan de orde. Dit wordt telkens vastgelegd in de beschrijving van het werkproces en in het genoemde register.
• Beveiliging: gemeenten moeten passende technische en organisatorische maatregelen nemen om de persoonsgegevens te beveiligen. Politiegegevens worden onder verantwoordelijkheid van de gemeente en vervolgens het Openbaar Ministerie en de gemeente verwerkt. De gemeente neemt verantwoordelijkheid voor eigen gegevenshuishouding en indirect voor de verwerkingsprocessen van verwerkers. Daarnaast moeten datalekken gemeld worden bij de autoriteit persoonsgegevens (AP). In 2023 zijn er 17 AVG datalekken geregistreerd. Er is één melding bij de AP gedaan. Het risico en impact bij de andere incidenten was zodanig laag dat geen melding is gedaan bij de AP. Wel zijn intern passende maatregelen getroffen. Het uitvoeren van DPIA-scans verloopt bij nieuwe- en veranderende verwerkingsprocessen naar wens, de data protection impact assessments (DPIA’s) daarentegen moeizaam, vanwege de tijdsinvestering. Het format is in 2023 aangepast, om het invullen van de informatie voor de teams te vereenvoudigen. In 2023 is privacybescherming en informatieveiligheid voortaan vóór de aanschaf van applicaties aan de orde. Het initiatief van een vooraf beoordeling met meerdere disciplines verdient navolging. Er zijn standaard programma’s van eisen en wensen voor privacybescherming ontwikkeld bij transities, nieuwe applicaties, aanpassing van applicaties en voor projecten. Dit overleg brengt een schriftelijk advies uit aan het Management Team voor de besluitvorming en aanbesteding van applicaties.
• Verantwoording: De AVG legt de verantwoordelijkheid bij de organisatie zelf om aantoonbaar te maken dat de wettelijke richtlijnen worden opgevolgd. Het college moet aantonen dat de verwerkingen van persoonsgegevens voldoet aan de beginselen van de relevante wet- en regelgeving. In 2023 is het accent steeds meer komen te liggen op het aantoonbaar maken van “Opzet”, “Bestaan” en “Werking” van vastgesteld beleid, protocollen, werkinstructies en uitvoering. Deze ontwikkelstadia zijn structureel doorgevoerd in formulieren en rapportages.

Samen met het management worden de bevindingen van de FG besproken en voorzien van een verbeteraanpak voor 2024.

Informatieveiligheid

In het afgelopen jaar zijn er verschillende initiatieven genomen om de algemene bewustwording en het bewustzijn van informatieveiligheid binnen onze organisatie te vergroten. Deze inspanningen hebben geleid tot een verhoogd besef van de ernstige gevolgen van cyberaanvallen en de cruciale noodzaak om hier adequaat op te reageren. Als onderdeel van deze bewustwordingscampagne is een gemeente brede phishing-mailtest uitgevoerd. In gevallen waarin niet volgens de instructies werd gehandeld, zijn passende maatregelen genomen.

Naast deze specifieke testen is de bewustwording rond informatieveiligheid versterkt door regelmatige intranetberichten, nieuwsbrieven, posters op de gangen en berichten op schermen in de servicecorners. Zowel persoonlijke als algemene aandacht is besteed aan dit belangrijke onderwerp.

Ook in het afgelopen jaar hebben we voortgebouwd op het ISMS (Information Security Management System) dat het jaar ervoor geïmplementeerd werd. Dit systeem blijft een essentieel hulpmiddel bij het verbeteren van onze informatieveiligheid. Vanuit de Baseline Informatiebeveiliging Overheid (BIO) blijft het een verplichting voor gemeenten om een ISMS te handhaven en te blijven ontwikkelen om zo de informatieveiligheid te waarborgen. Met het ISMS hebben we de mogelijkheid gehad om informatieveiligheidsrisico's beter te identificeren en passende maatregelen te implementeren, volgens de richtlijnen van de BIO, om deze risico's effectief te minimaliseren.

Tot slot is de ENSIA-verantwoording over het jaar 2023 met succes afgerond, waarbij positieve resultaten zijn behaald. Dit benadrukt onze voortdurende toewijding aan informatieveiligheid en de effectiviteit van onze maatregelen. Het onderstreept tevens ons streven naar naleving van de geldende normen en voorschriften op dit gebied.

Juridische kwaliteitszorg

De beweging om formele bezwaren en klachten te verminderen, door juist aan de voorkant informele gesprekken en eventueel mediation in te zetten, heeft wederom positieve resultaten opgeleverd in 2023. Voorts zijn in 2023 verdere stappen gezet ten aanzien van het proces om juridische kwaliteitszorg verder onderdeel te laten vormen van de algehele kwaliteitszorg van (werk)processen en voorbereiding en uitvoering van besluiten.  De basis is gelegd om hierin (nog) nauwer op te trekken met concern control.