Bedrijfsvoering

Inleiding

De paragraaf bedrijfsvoering geeft inzicht in de stand van zaken en de beleidsvoornemens ten aanzien van bedrijfsvoering. Bedrijfsvoering kent onder meer de volgende aspecten: personeel en organisatie, informatievoorziening inclusief automatisering, financiën en huisvesting.Tot de huisvesting behoren het gemeentehuis, vraagwijzer en de gemeentewerkplaats.

Organisatieontwikkeling

Het Raadsakkoord Aan de Slag! (mei 2019) geeft aan dat het gemeentelijk apparaat kwalitatief, effectief en efficiënt moet zijn ingericht, en dat daar een cultuurverandering voor nodig is. Dit is een traject van langere adem, aldus het raadsakkoord. De gemeenteraad heeft met de vaststelling van de begroting 2020 voor de jaren 2020 – 2023 een bestemmingsreserve transitie organisatie vastgesteld. Deze reserve is bedoeld om de transitie mogelijk te maken, en is het meerjarige financiële kader voor het uitvoeringsprogramma. De vastgestelde organisatievisie is richtinggevend. De transitie beoogt een gezonde balans tussen de ambitie, de benodigde capaciteit (kwantitatief en kwalitatief) en het geld (de beschikbare budgetten).

Om het verloop van de reserve transitie organisatie te volgen, is in 2020 een monitor opgesteld. Het verloop van de bestemmingsreserve transitie organisatie is in deze paragraaf weergegeven. De conclusie is dat de organisatieontwikkeling binnen de financiële kaders blijft.

Op basis van diverse onderzoeken is vastgesteld dat de personele capaciteit niet in balans is met de ambities. Al in 2019 is de organisatie begonnen om de personeelscapaciteit zowel kwantitatief als kwalitatief op het gewenste niveau te brengen. In 2020 is hoofdzakelijk ingezet om de formatie op orde te krijgen. Dit heeft in 2020 geleid tot invulling van vacatures op onder meer de volgende taakvelden: Verkeer, veiligheid, Wmo, toerisme en recreatie, economie, griffie, duurzaamheid, communicatie, leefbaarheid & kernen, financiën en P&O.

De inzet van inhuur is in 2020 toegenomen. Dit heeft meerdere redenen. Door de arbeidsmarkt in 2020 waren sommige relevante functies moeilijk invulbaar. Ook is soms een tijdelijke kwalitatieve impuls nodig voor een primair werkproces of project. In deze gevallen blijft inhuur van belang om zorg te dragen voor continuïteit van werkprocessen en kwaliteit van resultaten. Deze piek van inhuur in het begin van de transitieperiode 2020-2023 werd in 2019 al voorzien. De inhuur zal naar verwachting in 2021/2022 afnemen ten gunste van de vaste formatie. Om de inzet van inhuur van personeel transparant af te wegen en inzichtelijk te houden, is het vastgestelde Beleidskader Inhuur Derden gehanteerd.

Behalve uitbreiding en kwalitatieve wijzigingen in bestaande formatie, is tevens het doel om de transitie van de organisatie gepaard te laten gaan met afbouw van budgetten voor inhuur, advies en overige kosten. Via uitsluitend natuurlijk verloop kan de transitie niet in het gewenste tempo gerealiseerd worden. Incidentele middelen worden ingezet voor strategisch personeelsbeleid, waaronder de in november 2019 vastgestelde vitaliteitsregeling die het voor medewerkers van 60 jaar en ouder mogelijk maakt minder te gaan werken, zodat ruimte ontstaat voor nieuwe medewerkers. Tot en met december 2020 hadden 9 medewerkers zich ingeschreven voor deelname aan de vitaliteitsregeling. Medewerkers kunnen zich tot eind 2021 inschrijven.

De effecten van de ingezette organisatieontwikkeling waren in 2020 al merkbaar. De begroting is transparanter geworden doordat advies- en overige kosten verminderd of nader gespecificeerd zijn. Communicatie is verbeterd. Er is een goede klantwaardering binnen het taakveld Wmo/jeugd. De ruimte voor initiatieven uit de samenleving wordt ingevuld, onder meer door de visie Nieuw-Vossemeer. Het personeelsbestand sluit beter aan bij de ambities en uit te voeren taken. Door de werving en inzet van medewerkers op diverse taakvelden zijn externe netwerken opgezet en zijn diverse beleids- en uitvoeringsplannen gereed gemaakt voor bestuurlijke besluitvorming (o.a. GVP, RES, leefbaarheid & kernen, e.d.).

In onderstaand overzicht worden de mutaties 2020 van de transitiereserve weergegeven.

Verloop 2020 Reserve Transitie Organisatie

Begroot

Resultaat

Verschil

Onderdeel Frictiekosten a.g.v. strategisch P-Beleid

* IO; financiën; financieel adviseurs/medewerker

50.000

117.889

-67.889

* IO; p&o; p&o adviseur

36.500

36.500

-

* BCO; kabinet; kabinetchef

50.000

49.466

534

Totaal

136.500

203.855

-67.355

Onderdeel Incidentele knelpunten organisatie

* BCO; informatiebeveiliging; Ciso Privacybeheer

37.000

62.343

-25.343

* WWB; VTH; juridisch toezichthouder bijzondere wetten

58.500

-

58.500

Totaal

95.500

62.343

33.157

Onderdeel vitaliteitsregeling

* Algemeen; vitaliteitsregeling

100.000

-

100.000

Totaal

100.000

-

100.000

Onderdeel overbrugging transitieperiode

* Algemeen; overbrugging transitieperiode

172.000

172.000

-

Totaal

172.000

172.000

-

Onderdeel Stelpost niet voorziene frictie

* Algemeen; niet voorziene frictie

50.000

17.235

32.765

Totaal

50.000

17.235

32.765

Onderdeel Projectkosten begeleiding

* Algemeen; Projectkosten begeleiding

60.000

46.420

13.580

Totaal

60.000

46.420

13.580

In onderstaand overzicht wordt de stand van de transisitiereserve per 31-12-2020 weergegeven

Reserve Transitie Organisatie

Beginsaldo

Ontrekking

Ontrekking

Saldo

2019

2020

31-12-2020

Frictiekosten a.g.v. strategisch P-Beleid

680.750

-95.787

-203.855

381.108

Incidentele knelpunten orgnisatie

351.500

-247.382

-62.343

41.775

Vitaliteitsregeling

370.000

-

-

370.000

Overbrugging transitieperiode

529.000

-

-172.000

357.000

Stelpost niet voorziene frictie

150.000

-

-17.235

132.765

Projectkosten begeleiding

180.000

-

-46.420

133.580

Totaal

2.261.250

-343.169

-501.852

1.416.229

Formatie per 31 december 2020

FTE Overzicht 31-12-2020

Per team Gemeente Steenbergen

Formatie

Totaal

Directie & Management

8,00

Bestuurs- & Concernondersteuning

9,19

Interne ondersteuning

29,85

Servicecentrum

26,00

Welzijn & Zorg

21,31

Wonen, Werken & Beleven

25,42

Beheer ruimte & accomodaties

23,34

Buitendienst

32,79

Totaal Ambtelijke organisatie

175,90

Griffie

3,00

Totaal Griffie

3,00

Totaal Gemeente Steenbergen

178,90

Personeelsopbouw naar leeftijd per 31 december 2020

M

V

Totaal

aantal

%

Aantal

%

Aantal

%

< 25 Jaar

2

1,12

-

0,00

2

1,12

25 t/m 34 jaar

14

7,87

12

6,74

26

14,61

35 t/m 44 jaar

23

12,92

17

9,55

40

22,47

45 t/m 54 jaar

26

14,60

24

13,49

50

28,09

55 t/m 59 jaar

10

5,62

10

5,62

20

11,24

> 59 jaar

27

15,17

13

7,30

40

22,47

Totaal

102

57,30

76

42,70

178

100,00

Vitaliteit

Het personeelsbestand van de gemeente Steenbergen had in 2019 ten opzichte van andere gemeenten in de regio relatief veel 60+ers, een relatief laag opleidingsniveau en een relatief lage externe mobiliteit.

In november 2019 is de vitaliteitsregeling vastgesteld. De vitaliteitsregeling stimuleert dat medewerkers die eerder willen stoppen met werken gedeeltelijk plaats kunnen maken voor medewerkers met competenties die nu gevraagd worden. Door te anticiperen op vertrek van oudere werknemers die de pensioengerechtigde leeftijd naderen, kan voorkomen worden dat er een gat in formatie ontstaat en kan kennis en ervaring worden overgedragen. Dit heeft frictiekosten tot gevolg, die zijn verwerkt in de reserve transitie organisatie.

In onderstaand overzicht wordt de stand 2020 en per april 2021 van deze vitaliteitsregeling weergegeven.

Vitaliteitsregeling (per 1 maart 2021)

t/m dec 2020

t/m apr 2021

Totaal

Aantal inschrijvingen

9

5

14

Vrijvallende fte’s

3,53

1,96

5,49

Inhuur

Op 18 april 2019 heeft de gemeenteraad ingestemd met het beleidskader inhuur derden 2019. Dit geeft aan binnen welke kaders inhuur van personeel plaatsvindt. Deze regeling gaat uit van het principe: 'vast gaat voor inhuur'. Pas nadat is gebleken dat er intern geen kandidaten zijn, er kan sprake zijn van inhuur bij vervanging bij uitval, bij niet snel vervulbare vacatures, bij piekbelasting, en bij klussen of projecten die specifieke kennis en ervaring vereisen.

Vanaf 2020 is de inhuur integraal in beeld gebracht. Het verloop daarvan is een onderdeel van de monitor transitie organisatie.

Inhuur

Totaal

Inhuur algemeen

€ 483.211

Inhuur t.b.v. projecten

€ 759.792

Inhuur t.b.v. vacatureruimte

€ 1.633.661

Inhuur t.b.v. ziekteverzuim

€ 181.602

Inhuur extra capaciteit

€ 162.764

TOTAAL

€ 3.221.030

Specificatie cijfers Inhuur Algemeen 2020

Specificatie cijfers Inhuur Projecten 2020

Specificatie cijfers Inhuur Vacatureruimte 2020

Privacy

In 2020 zijn verdere stappen gezet om de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG, inwerkingtreding 25 mei 2018) in de organisatie te borgen. Intern geeft een privacy-officer verder vorm aan het AVG-beleid en de werkzaamheden die daaruit voortkomen. Daarnaast is op basis van detachering vanuit gemeente Woensdrecht een Functionaris Gegevensbescherming (FG) actief als interne toezichthouder.

In 2020 is de bewustwording bij medewerkers voortgezet. Tevens is gestart met een teamgerichte aanpak om privacy goed in te bedden waarbij gebruik is gemaakt van een zogenaamd AVG assessment op zowel team- als organisatieniveau. Op basis hiervan zijn aanvullende risicotaxaties gedaan en verbetermaatregelen doorgevoerd.

De gemeente Steenbergen heeft in 2020 met verschillende datalekken te maken gehad. Deze zijn conform de opgestelde procedures afgehandeld en indien noodzakelijk gemeld bij de Autoriteit Persoonsgegevens.

Informatieveiligheid

Begin 2020 is de ENSIA-zelfevaluatie over 2019 succesvol afgerond. De ENSIA audit (Eenduidige Normatiek Single Information Audit) geeft inzicht in de informatieveiligheid bij gemeenten, zodat eventueel gestuurd kan worden op verbeteringen. Het nieuwe informatieveiligheidsbeleid, gebaseerd op de Baseline Informatieveiligheid Overheid (BIO), is vastgesteld. Naast het nieuwe beleid is met de ICT-migratie naar Equalit de capaciteit en de kennis op technisch vlak om het netwerk te beveiligen fors toegenomen. Urgente acties vanuit de Informatiebeveiligingsdienst (IBD) kunnen hierdoor snel (vaak binnen enkele uren) opgevolgd worden. De ICT-migratie heeft ertoe geleid dat vele procedures in het kader informatieveiligheid herschreven zijn.