Gemeente Steenbergen | Home

Collegeprioriteit Organisatieontwikkeling

Resultaat 2023	Status
Spoor 1 Een verbetering op van het samenspel tussen raad-college- ambtelijke organisatie
Spoor 2 Een ontwikkelorganisatie met aandacht voor de sturing, inrichting en cultuur
Spoor 3 Doorontwikkeling van de bedrijfsvoering die ondersteunend is aan het werken en denken vanuit de bedoeling
Spoor 4 Een herinrichting van het gemeentehuis

Coördinerend bestuurder

Burgemeester Van den Belt

Coördinerend wethouder voor de herinrichting van het gemeentehuis

Wethouder Prent

Doelstelling

Spoor 1: Een verbetering van het samenspel tussen raad-college- ambtelijke organisatie

Spoor 2: Een ontwikkelorganisatie met aandacht voor de sturing, inrichting en cultuur

Spoor 3: Doorontwikkeling van de bedrijfsvoering die ondersteunend is aan het werken en denken vanuit de bedoeling

Spoor 4: Een herinrichting van het gemeentehuis

Daarnaast zijn voor dit programma te behalen effecten benoemd, te weten:

• Een wendbare en adaptieve organisatie die op resultaat en samenwerking gericht is
• Een professionele partner voor onze inwoners, ons netwerk en onze regio
• Het verbeteren van de concernsturing
• Duidelijke rollen en verantwoordelijkheden en het professionaliseren van het uitvoeren van projecten en programma’s
• Interne zakelijkheid als het gaat om inzet bij programma’s en projecten en het bijhouden van inzet en tijd
• Resourcemanagement om een beeld te hebben van beschikbare tijd en kwaliteit
• Nieuwe energie en impulsen voor in de groep medewerkers en de (blijvende) ontwikkeling van zittende medewerkers.
• Professionele bedrijfsvoering

Spoor 1

Spelregels over rollen, samenwerking en communicatie

Toelichting

Voor het verbeteren van het samenspel Raad-College- Ambtelijke organisatie praten we tijdens een informatieavond de raad regelmatig bij over de doorontwikkeling van de organisatie. Daarnaast gaan raad, college en ambtelijke organisatie in wisselende samenstellingen met elkaar in gesprek met als beoogd resultaat het hebben van spelregels over rollen, samenwerking en communicatie. 

Stand van zaken

Er heeft overleg plaatsgevonden tussen de Raad en het College, waarbij twee informatieavonden voor de Raad zijn georganiseerd en er gesprekken hebben plaatsgevonden met collegeleden en managers.

Spoor 2

a. We geven uitvoering aan het vastgestelde inrichtingsplan

Toelichting

Het inrichtingsplan uitwerken door o.a. een HR plan van aanpak op te stellen en opdrachten te formuleren voor de beoogd managers en programmamanagers en projectleiders, cultuurweken te organiseren, rolduidelijkheid te geven en duidelijke sturing.

Stand van zaken

Het management stuurt programmatisch en projectmatig op de te behalen doelen in de organisatie en op de bestuurlijke prioriteiten. Daarnaast wordt steeds meer vanuit integraal management gestuurd op concernniveau, waardoor de organisatie als concern volwassener wordt. Om de teams hierin mee te laten groeien en te investeren in de basis is in nauw overleg met de Ondernemingsraad gestart met extra teamgesprekken om maatwerk in te regelen.

Medewerkers betrokken bij projecten en programma’s hebben trainingen gevolgd om deze wijze van programmatisch- en projectmatig werken meer eigen te maken. Inspiratieweken met workshops helpen medewerkers om op een andere manier naar het werk te kijken.

Focus is gelegd op de werving van een nieuw management en de goed positionering van de teams en haar medewerkers. Veel aandacht is besteed voor de werving van nieuwe medewerkers op de plekken die we nu lastig krijgen ingevuld. Hierbij vergeten we ook onze eigen medewerkers niet.

We hebben bij het opstellen van de begroting goed gekeken naar de werklast van de formatie.

Spoor 2

b. Een visie op de positionering van Steenbergen in de regio

Toelichting

Dit is van belang voor in eerste plaats het organisatiedeel waar de bestuurlijk gevoelig en maatschappelijk complexe projecten aangestuurd en uitgevoerd worden. Lobby, juiste inzet vanmensen en middelen zijn hierbij van belang. In de tweede plaats is er een sterke relatie met de marketingstrategie en arbeidsprofilering (zie programma Economische Kracht).

Stand van zaken

Opzet gemaakt, gesprekken vinden plaats met omliggende gemeenten en betreffende portefeuillehouders zijn nauw betrokken. We merken dat dit intern de integraliteit op domeinen en werken bevorderd.

Spoor 2

c. Een strategische HR agenda

Toelichting

Opstellen en uitvoeren van een strategische personeelsplanning, verder professionaliseren werving en selectie en arbeidsprofilering, opstellen en uitvoeren van een strategische opleidingsplan.

Stand van zaken

Alles opgestart en eerste concepten gereed. We hebben plannen gemaakt hoe wij omgaan met het strategisch personeelsplan en de daarin begrepen vlootschouw. De uitvoering hiervan ligt in 2024.

Spoor 3

a. Formuleren van bedrijfsvoeringskaders en de beweging die we daarop willen maken

Toelichting

We stellen een aantal uniforme afspraken vast die voor de gehele organisatie gelden. Daarbij geven we aan waar we nu staan en welke beweging we de komende jaren gaan maken om in de bedrijfsvoering mee te kunnen blijven bewegen op de veranderingen in de maatschappij.

Stand van zaken

Kaders zijn in concept klaar. Het samenwerken om tot deze kaders te komen heeft inzicht gegeven dat het belangrijk is om een gezamenlijke koers te hebben en te werken binnen dezelfde afspraken. In de tweede helft van het jaar betrekken we alle teams en bespreken wat dit specifiek voor hen en hun werk betekent.

Spoor 3

b. Diverse bedrijfsvoeringsactiviteiten

Toelichting

Activiteiten die nodig zijn om van beheer naar ontwikkelorganisatie te kunnen doorontwikkelen. Bedrijfsvoering is hierin ondersteunend.

Stand van zaken

Alle inspanningen zijn gestart, bv op inkoop, informatie en de P&C cyclus. HR cijfers en de financiële cijfers worden met elkaar geconfronteerd. Onderliggende systemen communiceren nu al veel beter en we krijgen steeds meer inzicht. Ten aanzien van inkoop zijn we onze types aan contracten aan het inventariseren als opmaat naar contractbeheer. Deze inspanningen op de bedrijfsvoering zorgen ervoor dat we meer rust krijgen in de organisatie en sturingsinformatie kunnen gaan genereren.

Spoor 3

c. Plan van aanpak datamanagement en analyse

Toelichting

De gemeente heeft een schat van informatie op vele uiteenlopende terreinen. We zien in toenemende mate de behoefte om met behulp van deze informatie te sturen op onze maatschappelijke opgaven en organisatie.

Stand van zaken

Het project is gestart met interviews in de organisatie en bepalen van het gezamenlijk beeld. We bepalen wat onze ambitie is voor het komend jaar, geven inzicht in wat er nodig is hiervoor en in september is er ook zicht op een ontwerpaanpak voor een concreet vraagstuk. Dit vraagstuk helpt weer in de doorontwikkeling van de bedrijfsvoering.

Spoor 4

Een herinrichtingsplan van het gemeentehuis

Toelichting

Een herinrichting plan voor het gemeentehuis waar de beleving van het huis van de gemeenschap centraal staat.

Stand van zaken

Tijdens de behandeling van de perspectiefnota 2024 is er een nieuwe motie aangenomen voor de verhuizing vraagwijzer en herinrichting raadszaal. De uitvoering van deze motie staat gepland voor zomer 2024.. 

Jaarrekening 2023

De sporen 1, 2 en 3: De uitvoering van de sporen 1, 2 en 3 verlopen binnen de afgesproken kaders. Spoor 4: Tijdens de behandeling van de perspectiefnota 2024 is er een nieuwe motie aangenomen voor de verhuizing vraagwijzer en herinrichting raadszaal. In de tussenrapportage 2023 wordt voorgesteld om een voorbereidingskrediet aan te vragen van € 200.000.

Financiële verantwoording collegeprioriteit

Voortgang acties uit de begroting 2023

In de begroting 2023 zijn voor deze collegeprioriteit de volgende acties opgenomen:

Onderwerp/ Prioriteit	Actie voor 2023	Stand van zaken 31 december 2023	Status
Prioriteit Organisatie ontwikkeling: Spoor 1. Verbeteren samenspel Raad-College-Ambtelijke Organisatie	Wij werken de concrete resultaten uit in spelregels over rollen, samenwerking en communicatie.	Er heeft overleg plaatsgevonden tussen de Raad en het College, waarbij twee informatieavonden voor de Raad zijn georganiseerd en er gesprekken hebben plaatsgevonden met collegeleden en managers.
Prioriteit Organisatie ontwikkeling: Spoor 2. Opzetten van een ontwikkelorganisatie	Wij geven uitvoering aan in het in 2022 vastgestelde inrichtingsplan voor de ontwikkelorganisatie. Het huidige functiegebouw wordt waar nodig hierop afgestemd.	Een concept inrichtingsplan is opgesteld in 2023. In 2024 vindt de adviesaanvraag aan de OR en besluitvorming in het college plaats. Na weging van de functies wordt bezien of het functiegebouw moet worden aangepast.
Prioriteit Organisatie ontwikkeling: Spoor 2. Opzetten van een ontwikkelorganisatie	Wij ontwikkelen een visie op de positionering van Steenbergen in de regio.	Eind 2023 is een position paper ter vaststelling aan het college aangeboden. Deze is echter niet vastgesteld en wordt nog aangepast. In kwartaal 2 van 2024 wordt deze opnieuw aangeboden.
Prioriteit Organisatie ontwikkeling: Spoor 2. Opzetten van een ontwikkelorganisatie	Wij geven uitvoering aan de strategische HR agenda door: - Het opstellen en uitvoeren van een strategische personeelsplanning; - Het opstellen en uitvoeren van beleid gericht op het verder professionaliseren van werving en selectie en arbeidsmarktprofilering; - Het opstellen en uitvoeren van een strategische opleidingsplan.	Alles opgestart en eerste concepten gereed. We hebben plannen gemaakt hoe wij omgaan met het strategisch personeelsplan en de daarin begrepen vlootschouw. De uitvoering hiervan ligt in 2024.
Prioriteit Organisatie ontwikkeling: Spoor 3. Doorontwikkeling van de bedrijfsvoering	Wij ronden het lopende traject basis op orde af, wij formuleren bedrijfsvoeringskaders en de beweging die we daarop gaan maken, wij zetten in op het verbeteren van de validiteit en accuraatheid van de bedrijfsvoeringsdata van vooral financiën en HR, wij onderzoeken hoe we onze inkoop- en aanbestedingsfunctie kunnen professionaliseren, wij vereenvoudigen de P&C cyclus, wij onderzoeken hoe we een programma- en projectenadministratie op kunnen zetten en voeren dit in, wij lichten onze processen en werkinstructies door. Vervolgens passen we deze aan waar nodig en wij stellen een plan datamanagement & analyse op over hoe en welke data we kunnen gaan gebruiken ter ondersteuning van de maatschappelijke opgaven.	In november 2023 is het "Eindrapport Programma Organisatieontwikkeling" opgeleverd. Ten aanzien van het programmatisch en projectmatig werk is er veel bereikt. De opdrachten voor de CAP Prioriteiten zijn uitgeschreven en de PMC (ProjectMatigCreeéren) manier van werken is uitgerold in de organisatie. Aandacht blijft nodig om deze werkwijze te borgen in de organisatie. Er is een visie op bedrijfsvoering opgesteld en in werksessies met medewerkers in oktober en november zijn rode draden opgehaald over wat in de organisatie leeft ten aanzien van de bedrijfsvoering. In 2024 zal een leanteam worden opgericht dat een begin maakt met het verder doorlichten van onze processen. Los hiervan is eind 2023 een begin gemaakt met het verbeteren van de HR data en processen, het onderzoeken en verbeteren van onze inkoop- en aanbestedingsfunctie en is het programma LIAS geselecteerd om de planning & control producten professioneler tot stand te brengen en te presenteren. De eerste effecten van bovenstaande zullen pas eind Q2 merkbaar worden. In Q2 zal een plan voor de 2e helft van 2024 worden opgesteld.
Prioriteit Organisatie ontwikkeling: Spoor 4. Herinrichting gemeentehuis	Wij ronden het onderzoek naar de herinrichting van het gemeentehuis af.	Het onderzoek naar de herinrichting van het gemeentehuis is afgerond, maar daar heeft geen besluitvorming in de raad over plaatsgevonden. Bij de behandeling van de perspectiefnota 2024 is een nieuwe motie aangenomen voor de verhuizing van Vraagwijzer en de herinrichting van de raadzaal. De motie kan niet los gezien worden van een ontwikkeling in de bedrijfsvoering namelijk het invoeren van het hybride en flexibel werken. Enerzijds heeft dit als doel het SamenWerken en Wendbaar zijn te stimuleren. Anderzijds is dit een voorwaarde voor de verhuizing van Vraagwijzer, omdat we hierdoor onze ruimte doelmatiger en efficiënter kunnen benutten.